Norma fixa prazo de 360 dias, diferencia cancelamento de substituição e disciplina o aproveitamento de créditos de ISS
A Prefeitura do Rio de Janeiro publicou novas regras para o cancelamento e a substituição da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica de padrão nacional. As mudanças foram estabelecidas pela Portaria F/REC-RIO/CIS nº 326/2026, publicada no Diário Oficial do Município em 3 de setembro de 2026, com efeitos retroativos a 1º de janeiro de 2026.
A regulamentação tornou-se necessária após a migração dos contribuintes cariocas para o Emissor Nacional da NFS-e, adotado pelo município desde o início de 2026.
De acordo com a nova norma, o emitente terá o prazo de até 360 dias, contado da emissão do documento fiscal, para realizar o cancelamento ou a substituição da NFS-e diretamente no sistema de gestão, pelo painel do contribuinte ou por integração via API.
Cancelamento será permitido em situações específicas
O cancelamento da NFS-e somente deverá ser utilizado quando:
- o serviço não tiver sido prestado;
- houver emissão em duplicidade para o mesmo serviço; ou
- o sistema não permitir a substituição da nota em razão de determinado erro de preenchimento.
O motivo do cancelamento deverá ser informado de maneira clara e precisa. A Portaria também determina que o cancelamento é irreversível e poderá ser desconsiderado pela fiscalização quando for considerado improcedente ou não estiver devidamente justificado.
Depois de transcorrido o prazo de 360 dias, o cancelamento dependerá de uma Solicitação de Análise Fiscal para Cancelamento de NFS-e. Nesse caso, a anulação da nota somente produzirá efeitos após a aprovação da autoridade fiscal competente.
Enquanto o pedido estiver pendente, a NFS-e continuará válida. Contudo, ela poderá ser excluída da guia de recolhimento enquanto aguarda a decisão fiscal.
Quando a nota deve ser substituída?
A substituição deverá ser utilizada quando o serviço efetivamente tiver sido prestado, mas houver necessidade de corrigir ou alterar alguma informação do documento fiscal, como dados do tomador, descrição do serviço ou valores informados.
O procedimento também poderá ser realizado no prazo de 360 dias, diretamente no sistema ou por API, mediante o evento denominado “Cancelamento de NFS-e por Substituição”.
Quando uma nota já tiver sido substituída anteriormente, o prazo será contado a partir da emissão da primeira NFS-e da sequência, e não da nota substituta mais recente.
Após o prazo de 360 dias, não será mais possível fazer a substituição diretamente. O contribuinte deverá solicitar a análise fiscal para o cancelamento da nota anterior e, caso o pedido seja aprovado, emitir uma nova NFS-e.
A norma também estabelece que uma nota já cancelada não poderá ser posteriormente substituída.
Confirmação do tomador impede o cancelamento
Um dos pontos de maior atenção para as empresas é a manifestação do tomador do serviço. Quando houver os eventos de “Confirmação do Tomador” ou “Confirmação Tácita”, o cancelamento da NFS-e não será mais permitido.
Por isso, prestadores de serviços devem revisar cuidadosamente todas as informações antes da emissão e providenciar eventuais correções o mais rapidamente possível.
ISS retido e pago exige providência do tomador
Quando o ISS tiver sido retido e recolhido pelo tomador ou intermediário inscrito no Município do Rio de Janeiro, o prestador deverá efetuar o cancelamento da NFS-e no sistema.
Já o tomador ou intermediário será responsável por abrir processo administrativo perante a Gerência de Fiscalização à qual estiver vinculado, solicitando a conversão do valor recolhido indevidamente em crédito no sistema da Nota Carioca.
Pagamentos duplicados poderão gerar créditos
A Portaria também regulamenta o tratamento dos valores pagos indevidamente. Quando houver pagamento em duplicidade de uma guia de ISS ou pagamento de mais de uma guia relacionada ao mesmo conjunto de notas, o valor pago a maior será disponibilizado automaticamente como crédito para amortização de débitos.
Nos casos de cancelamento ou substituição, o indébito será registrado no mês de competência do documento fiscal e poderá ser utilizado para reduzir débitos daquele mesmo mês ou de períodos posteriores.
O contribuinte também poderá optar pela restituição total ou parcial do valor pago indevidamente, em vez de utilizá-lo como crédito.
Atrativa Contabilidade alerta para a revisão dos procedimentos
A Atrativa Contabilidade destaca que as novas regras exigem maior controle sobre a emissão, a conferência e o armazenamento dos documentos relacionados à prestação do serviço.
Antes de cancelar uma NFS-e, a empresa deverá verificar se o serviço realmente não foi realizado ou se o caso exige apenas a substituição do documento. O uso incorreto do cancelamento pode provocar divergências na apuração do ISS, inconsistências contábeis e questionamentos durante uma fiscalização.
Também é recomendável conservar contratos, comprovantes, comunicações com o tomador e demais documentos que demonstrem o motivo da alteração. Mesmo quando o sistema autorizar automaticamente o procedimento, a fiscalização municipal poderá posteriormente analisar a regularidade da operação.
A íntegra das regras está prevista na Portaria F/REC-RIO/CIS nº 326/2026. Os procedimentos administrativos relacionados ao ISS também podem ser consultados no Portal Carioca Digital.
